Despesas corporativas: como fazer uma gestão de despesas eficiente

A gestão de despesas corporativas serve para assegurar a saúde financeira e a sustentabilidade de uma empresa. Dessa forma, realizar essa gestão possibilita controlar e reduzir gastos desnecessários, além de fornecer dados para a tomada de decisão estratégica. 

O processo envolve o monitoramento de todas as despesas no cartão corporativo, desde viagens de negócios até suprimentos de escritório, assegurando que cada gasto esteja alinhado com os objetivos empresariais. 

Já se tornou uma realidade para empresas que, quando se fala do mundo corporativo, as viagens representam uma fatia significativa das despesas empresariais.

O Levantamento das Viagens Corporativas (LVC), realizado pela FecomercioSP em parceria com a ALAGEV, mostrou que, em novembro de 2023, o setor de turismo corporativo faturou R$ 11,7 bilhões, um aumento de 7,6% comparado ao mesmo período do ano anterior, com um incremento de R$ 823 milhões. Até novembro, o acumulado anual alcançou R$ 110,3 bilhões, refletindo um crescimento de 11,7% em relação ao ano anterior.

Este resultado destaca a forte demanda por eventos, feiras e outros encontros presenciais, impulsionando a procura por serviços como transporte aéreo e rodoviário, hospedagem, restaurantes, agências e operadoras, locadoras de veículos e eventos culturais.

Justamente por isso, no artigo de hoje, falaremos um pouco mais sobre como fazer a gestão de despesas corporativas de viagens, combustíveis e muitas outras.

Continue a leitura com a Swap!

O que são despesas corporativas?

Despesas corporativas são os custos incorridos no curso das operações de uma empresa. 

Estes gastos abrangem desde a compra de materiais e suprimentos até os custos com viagens, hospedagem e alimentação de funcionários. Incluem também despesas com serviços, como consultorias, treinamentos e manutenção de equipamentos.

Dentre as principais práticas de gestão, incluímos a adoção de políticas bem definidas de gastos, a utilização de ferramentas tecnológicas para o rastreamento e a análise de despesas e a implementação de processos de aprovação e reembolso.

Consequentemente, implementar a gestão de despesas corporativas ajuda a evitar desperdícios e fraudes, além de contribuir  para uma melhor alocação de recursos, potencializando investimentos em áreas estratégicas para o crescimento da empresa. Além disso, fornece dados para a tomada de decisão, permitindo ajustes operacionais baseados nessas informações. 

Quais são os principais tipos de despesas?

Atualmente, existem alguns grupos de despesas corporativas, tais como: 

• Despesas com combustível;
• Despesas com viagem;
• Despesas com alimentação;
• Despesas com hospedagem.

Abaixo, falaremos mais sobre cada um dos tipos. 

Despesas com combustível

As despesas com combustível constituem um tipo de gasto corporativo para empresas que dependem de uma frota de veículos para operações de entrega, visitas de vendas ou qualquer atividade que exija deslocamento.

Estes gastos incluem o combustível propriamente dito, além de manutenção e reparos relacionados ao uso dos veículos, Uber, táxi e outros. 

Despesas com viagem

Despesas com viagem são comuns em empresas que têm operações ou clientes em diferentes localidades. Ou, em alguns casos, para participação de eventos!

Estas despesas abrangem passagens aéreas, custos com transporte terrestre (como aluguel de carros e táxis), taxas de inscrição em eventos e outras necessidades relacionadas a viagens de negócios. 

O controle dessas despesas envolve a seleção de opções de viagem mais econômicas, a negociação de tarifas corporativas com companhias aéreas e hotéis, e a implementação de políticas sobre o que é ou não reembolsável.

O cenário das viagens corporativas em 2023 trouxe à tona dinâmicas interessantes sobre o comportamento dos custos associados, com um foco particular nas passagens aéreas e hospedagem. 

Situação das viagens corporativas 

Uma pesquisa realizada pela traveltech Onfly, que analisou quase 140 mil passagens emitidas ao longo do ano, revelou uma leve queda de 2,5% no ticket médio das passagens aéreas para viagens de negócios, de R$ 1.895 em 2022 para R$ 1.847 em 2023. 

Surpreendentemente, a hospedagem apresentou uma tendência oposta, com um aumento significativo de 11,9%, elevando o ticket médio de R$ 647 para R$ 724 no mesmo período.

Este fenômeno sugere uma mudança nas prioridades de gastos dentro do universo corporativo, com as empresas enfrentando maiores encargos financeiros com acomodações em detrimento das passagens aéreas. 

Marcelo Linhares, CEO e cofundador da Onfly, destacou essa peculiaridade, observando que, embora os custos com aéreo geralmente sejam percebidos como elevados devido à falta de antecedência nas compras, a redução no preço das passagens contrasta com o aumento nos custos de estadia.

Interessante notar também o padrão de compra de última hora praticado pelas empresas, com quase metade das aquisições de passagens aéreas e reservas de hotel sendo realizadas com até 15 dias de antecedência. Apesar de um aumento sutil no tempo médio de antecedência para a compra das passagens de 19 para 22 dias, a pressão maior recaiu sobre as despesas com hospedagem.

Com São Paulo mantendo seu status como o principal polo de eventos corporativos no Brasil, e um aumento geral no faturamento do setor, a Abracorp prevê ultrapassar os R$ 13 bilhões, superando os números pré-pandemia.

Despesas com alimentação

Despesas com alimentação incluem os custos de refeições durante viagens de negócios ou em reuniões com clientes e fornecedores. 

Também englobam eventos corporativos ou refeições oferecidas aos funcionários como parte de um benefício. A gestão desses gastos requer políticas sobre os limites de gasto por refeição e a necessidade de comprovantes para reembolso. 

Além disso, algumas empresas optam por estabelecer parcerias com restaurantes e serviços de entrega para obter descontos, beneficiando tanto a empresa em termos de custos quanto os colaboradores. 

Despesas com hospedagem

As despesas com hospedagem são um dos maiores encargos para empresas cujos colaboradores precisam viajar para outras cidades ou países. Incluem noites em hotéis, aluguéis de curta duração e outras acomodações temporárias. 

Para gerir esses gastos, as empresas negociam tarifas corporativas com cadeias de hotéis ou utilizam plataformas de reserva especializadas em viagens de negócios.  

O que entra nas despesas de uma empresa?

As despesas de uma empresa abrangem todos os custos e gastos necessários para sua operação e manutenção. Assim sendo, podem ser divididas em várias categorias principais.

Dentre as principais delas, destacam-se:

Custos de produção ou aquisição

Incluem todos os gastos relacionados à produção de bens ou à aquisição de mercadorias para venda, como matéria-prima, mão de obra direta e custos indiretos de fabricação (como energia e manutenção de equipamentos).

Despesas operacionais

Compreendem os custos necessários para a administração geral e a operação da empresa que não estão diretamente ligados à produção. 

Logo, podemos citar salários e benefícios de colaboradores não envolvidos diretamente na produção, aluguel de escritório, utilidades (água e eletricidade), serviços de internet, marketing, consultorias e despesas de viagem.

Despesas com vendas e marketing

Relacionadas a atividades para promover e vender produtos ou serviços, incluindo publicidade, promoções, comissões de vendas e custos de distribuição.

Despesas financeiras

Juros sobre empréstimos, taxas bancárias e outros custos associados à gestão financeira da empresa.

Impostos

Diferentes tipos de tributos que a empresa deve pagar, como impostos sobre lucros, contribuições sociais e taxas diversas.

Quais despesas podem ser reembolsáveis?

A política de reembolso e a ajuda de custo são componentes na estrutura de gestão de despesas de uma empresa, orientando como determinadas despesas feitas por funcionários em nome da empresa podem ser compensadas. 

Política de reembolso

A política de reembolso de uma empresa define os termos e condições sob os quais os funcionários podem solicitar o reembolso de despesas incorridas durante o exercício de suas funções. 

Dessa forma, podemos dizer que abrange:

Viagens de negócios

Inclui passagens aéreas, aluguel de carros, custos com transporte público e quilometragem com veículo próprio. A política deve especificar as condições sob as quais essas despesas são reembolsáveis, como a escolha de opções econômicas ou a necessidade de aprovação prévia.

Hospedagem

Cobertura de gastos com hotéis ou outras formas de acomodação quando em trabalho fora da localidade de origem. Geralmente, há limites diários ou exigências de escolhas que favoreçam a relação custo-benefício.

Alimentação

Reembolso de refeições durante viagens ou trabalho fora do escritório. Políticas de reembolso também podem estabelecer um valor diário máximo.

Material e suprimentos

Reembolso por compra de materiais necessários para a execução de tarefas que não são fornecidos pela empresa.

Educação e treinamento

Inclui cursos, certificações e seminários que contribuam para o desenvolvimento profissional do colaborador e que tenham impacto direto para suas funções na empresa.

Ajuda de custo

Qual o conceito de ajuda de custo? O que são valores pagos como ajuda de custo? 

A ajuda de custo é uma compensação financeira destinada a cobrir despesas específicas incorridas pelo funcionário, sem necessidade de reembolso posterior. 

Diferentemente da política de reembolso, a ajuda de custo é oferecida de forma antecipada para cobrir:

Realocação

Despesas associadas à mudança de residência de um funcionário por motivos de trabalho, incluindo transporte de mobiliário e aluguel temporário.

Despesas de início de trabalho

Custos iniciais que um novo colaborador terá antes de receber o primeiro pagamento, como despesas de viagem para entrevistas ou treinamento inicial.

O que são despesas fixas e variáveis?

Confira a tabela que a Swap preparou sobre as principais diferenças entre despesas fixas e variáveis:

Despesas na gestão financeira

As despesas impactam diretamente na gestão financeira de qualquer empresa, influenciando sua saúde econômica e capacidade de crescimento.

Ao gerenciar os custos, as organizações maximizam seus lucros e investem em oportunidades de expansão. Uma gestão financeira atenta às despesas permite identificar áreas onde é possível cortar gastos desnecessários, realocando recursos para investimentos mais produtivos. 

Além disso, o controle das despesas ajuda a manter o equilíbrio financeiro, evitando dívidas excessivas e garantindo a sustentabilidade a longo prazo. E é sobre isso que falaremos abaixo. 

Importância da gestão

Uma gestão financeira é muito importante para o sucesso e a sustentabilidade de qualquer empresa, independentemente do seu tamanho ou setor. Assegura a saúde financeira da organização, fornecendo uma base para o crescimento e a expansão.  

Primeiramente, podemos dizer que ajuda a empresa a manter a estabilidade financeira, mesmo em períodos de turbulência econômica. Além disso, com relatórios financeiros, os gestores tomam as melhores decisões sobre investimentos, expansão e outras estratégias corporativas.

A gestão de despesas corporativas também identifica áreas onde é possível reduzir custos sem comprometer a qualidade ou o desempenho, maximizando a eficiência operacional.

Outro ponto é que facilita o planejamento estratégico ao prover dados concretos sobre a saúde financeira da empresa, ajudando na definição de metas realistas e na elaboração de planos de ação efetivos.

Por meio de uma boa gestão, a empresa protege seu patrimônio e cria oportunidades para inovação e crescimento sustentável.

Como fazer gestão de despesas corporativas

A gestão financeira de despesas corporativas é um componente que deve fazer parte da rotina de administração de uma empresa.

Por isso, abaixo separamos um guia completo de como fazer gestão de despesas corporativas. 

1. Implementação de políticas de despesas

O primeiro passo na gestão das despesas corporativas é estabelecer políticas de despesas. Estas políticas devem definir quais gastos são considerados necessários e reembolsáveis, limites de despesa para categorias e procedimentos para a submissão e aprovação de relatórios de despesas. 

2. Uso de cartões corporativos

Os cartões corporativos são uma alternativa indicada na gestão de despesas de empresas, facilitando o monitoramento em tempo real dos gastos. 

Eles permitem que a empresa estabeleça limites de despesa para cada portador do cartão e categorias de gastos, além de oferecer relatórios detalhados sobre onde e como os fundos estão sendo utilizados.

O uso de cartões corporativos também simplifica o processo de reembolso, reduzindo a necessidade de relatórios de despesas manuais.

3. Softwares de gestão de despesas

Softwares de gestão de despesas automatizam a aprovação de despesas ao integrar-se com sistemas de contabilidade, e fornecer insights sobre padrões de gasto.

Estas ferramentas ajudam a reduzir erros humanos, evitar fraudes e economizar tempo tanto para os funcionários quanto para o departamento financeiro.

4. Monitoramento e análise

A revisão contínua das despesas corporativas é muito importante para identificar tendências, desperdícios, ou oportunidades de economia. 

Dessa forma, a análise permite ajustes proativos nas políticas de despesas e nas práticas de gasto, assegurando que a empresa permaneça dentro do orçamento e alinhada com o financeiro. 

5. Treinamento e comunicação

Educando os funcionários sobre a importância da gestão de despesas e como realizar gastos, as empresas cultivam uma cultura de responsabilidade financeira. Treinamentos regulares e comunicação sobre mudanças nas políticas de despesas manterão  todos na mesma página.

6. Negociação com fornecedores

Negociar termos favoráveis com fornecedores resultará em economias. Pode-se buscar por descontos por volume, termos de pagamento estendidos, ou preços preferenciais. 

7. Avaliação de ROI

Ao considerar grandes despesas ou investimentos, avaliar o retorno sobre o investimento (ROI) é muito importante. Analise o custo imediato e os benefícios a longo prazo para a empresa.

Ferramentas para controle de despesas

Para uma boa gestão das finanças corporativas, as empresas optam por recorrer a uma variedade de ferramentas e estratégias destinadas a otimizar o controle de despesas e a gestão de dívidas.

Abaixo, falamos sobre os principais:

1. Uso de cartões corporativos 

Os cartões corporativos impactam diretamente na gestão de despesas empresariais, oferecendo uma forma prática de rastrear e controlar gastos. 

Dentre as principais vantagens proporcionadas, podemos citar:

• Facilitam a administração de despesas, centralizando os gastos em um único ponto de acesso.
• Empresas estabelecem limites para diferentes tipos de despesas ou departamentos.
• Os relatórios gerados ajudam na análise de padrões de gastos, identificação de oportunidades de economia e na tomada de decisões baseada em dados.

2. Softwares e aplicativos de gestão de despesas

Softwares de gestão automatizam a captura de recibos, categorização de despesas e aprovações, reduzindo erros e economizando tempo.

A capacidade de integrar-se a sistemas de contabilidade facilita o acompanhamento financeiro e a preparação de relatórios fiscais. Além disso, aplicativos móveis permitem que os funcionários registrem despesas em tempo real.

3. Plataformas bancárias integradas

Plataformas como a Swap oferecem soluções integradas para empresas, incluindo contas corporativas que facilitam o gerenciamento de despesas e pagamentos. 

4. Consultoria financeira e serviços de auditoria

Contratar serviços de consultoria financeira ou auditoria oferecerá muitas informações para aprimorar o controle de despesas corporativas.

• Profissionais externos identificar ineficiências e áreas de potencial economia que internamente não são tão evidentes.
• Consultores oferecem recomendações baseadas em práticas de mercado e análises detalhadas da estrutura de custos da empresa.

5.  Treinamento e políticas internas

Desenvolver e implementar políticas internas sobre despesas, juntamente com o treinamento de funcionários, assegura que:

1. Estabelece expectativas sobre o que constitui uma despesa reembolsável.
2. Colaboradores bem informados são mais propensos a seguir políticas e procedimentos.

Cartões corporativos para controle de despesas

Os cartões corporativos são instrumentos financeiros muito indicados para empresas de todos os tamanhos, facilitando o gerenciamento de despesas e oferecendo uma série de vantagens. 

Facilidade de monitoramento

Cartões corporativos permitem que as empresas rastreiem gastos em tempo real, oferecendo uma visão das despesas à medida que ocorrem. Facilita, assim, a identificação de padrões de gasto e a detecção de possíveis ineficiências.

Limites de gastos personalizáveis

A possibilidade de estabelecer limites de gasto para diferentes departamentos ou projetos ajuda a manter as despesas dentro do orçamento estipulado.

Simplificação do processo de reembolso

Ao utilizar cartões corporativos, as empresas diminuem a necessidade de processos de reembolso, economizando tempo tanto para os funcionários quanto para o departamento financeiro.

Documentação automática

As transações realizadas com cartões corporativos são automaticamente documentadas, simplificando o processo de prestação de contas e a preparação de relatórios financeiros.

Para colaboradores em viagem, os cartões corporativos eliminam a necessidade de adiantamentos em dinheiro, cobrindo despesas como hospedagem, alimentação e transporte.

Benefícios financeiros

Muitos cartões corporativos oferecem condições de pagamento flexíveis, bem como benefícios como pontos, milhas aéreas e descontos com parceiros comerciais.

O uso de cartões corporativos também ajuda na gestão de fluxo de caixa, permitindo um melhor planejamento financeiro ao adiar o desembolso de caixa até o vencimento da fatura do cartão.

Segurança

Cartões corporativos possuem mecanismos de segurança e monitoramento de fraudes, protegendo a empresa contra transações não autorizadas. Aliás, em caso de perda ou roubo, cartões corporativos são rapidamente cancelados e substituídos.

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