Despesas corporativas exigem planejamento e controle

A gestão das despesas corporativas é uma prática essencial para o bom planejamento dos custos globais de uma organização. Não por menos, este mercado está em franca expansão e movimenta cerca de R$ 650 bilhões por ano no Brasil.

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O segmento vem ganhando protagonismo, impulsionado pela necessidade das empresas de controlar e otimizar seus gastos. Com a digitalização dos negócios, há espaço para o controle cada vez mais eficiente do gerenciamento de despesas, com informações em tempo real - desde viagens corporativas até compras de suprimentos. Tecnologias como softwares de gestão de despesas, cartões corporativos e soluções de automação têm sido amplamente adotadas pelas empresas brasileiras para simplificar e agilizar os processos de controle e reembolso de despesas. Além disso, a necessidade de conformidade com regulamentações fiscais e políticas internas tem impulsionado ainda mais a demanda por soluções robustas e integradas.

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Para além das despesas fixas, conhecidas e previsíveis - que normalmente já fazem parte do itinerário de planejamento das corporações - as despesas variáveis e que ajudam no funcionamento das empresas muitas vezes são as mais desafiadoras de controlar. Além da baixa previsibilidade, muitas organizações não dispõem de um parceiro eficiente que possa controlar estes desembolsos.

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São consideradas despesas corporativas as seguintes categorias:

. Viagens corporativas;‍

. Diárias;‍

. Combustível;‍

. Hospedagem;‍

. Taxi/aplicativos de transporte;‍

. Participação em feiras e eventos;‍

. Cursos e treinamentos;‍

. Correios e encomendas;

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Riscos da falta de planejamento: o escoadouro de recursos‍

Em linha gerais, as organizações que subestimam a importância de monitorar as despesas corporativas enfrentam um ou mais entraves resultados a seguir.

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• Falta de transparência

Se o Departamento Financeiro não adota padrões claros e conhecidos de gestão das despesas, pode ser acusado internamente de favorecer um ou outro colaborador na antecipação de diárias ou na definição de hotéis e passagens aéreas. 

A criação de um protocolo para este tipo de repasse se faz, portanto, imperiosa - inclusive para que não haja uma dependência exclusiva do bom senso dos colaboradores.

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• Ruídos de comunicação

Pedidos feitos em cima da hora tendem a criar ruídos de comunicação entre o departamento solicitante e o departamento ordenador das despesas. Sem um fluxo contínuo de requisição e aprovação dos custeios, problemas desta natureza tendem a se tornar recorrentes.

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• Gastos extras desnecessários

Sem o mínimo de previsibilidade e controle, as despesas tendem a ficar mais altas devido à falta de tempo para realizar muitas cotações ou por causa da política de preços de alguns itens, como passagens aéreas e hospedagens.

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• Alta incidência de erros

A adoção de modelos rígidos de controle de despesas variáveis evita a ocorrência de erros operacionais e até mesmo financeiros. A ausência de interligação das subscrições e dos pagamentos online exige a conferência manual de todos os processos, o que se torna inviável nas organizações de médio e grande portes.

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• Processos trabalhistas

Se a empresa não mantém um fluxo conhecido de repasse destas despesas ou insere os benefícios inadvertidamente sobre os rendimentos fixos dos colaboradores, pode ser alvo fácil de processos trabalhistas que requerem a inclusão destes valores entre os acertos feitos ao final do contrato. Igualmente, os trabalhadores podem requerer judicialmente o pagamento de despesas que foram essenciais ao trabalho e que, por erro ou desconhecimento do empregador, não foram repassadas ou reembolsadas de maneira adequada.

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• Inadequações no home office

Realidade para 9,5 milhões de brasileiros - de acordo com dados de 2023 divulgados pelo IBGE - o home office pode demandar investimentos específicos da organização, incluindo material de escritório, itens de ergonomia e outros insumos. Sem a previsibilidade esperada para estes casos, o trabalho remoto pode não funcionar a contento ou ser permeado por queixas de ambas as partes.

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• Prejuízos financeiros

Sem uma gestão de despesas com tecnologia apropriada, a empresa fica sem condições de fazer a gestão em tempo real do que está acontecendo, bem como de fazer a conciliação correta de gastos. Isso provoca descontrole no caixa da organização, podendo provocar grandes prejuízos.

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Soluções que ajudam a reduzir os custos: o checklist da gestão‍

A criação de medidas em curto, médio e longo prazos tendem a mitigar os entraves verificados no fluxo de adiantamento, conciliação, reembolso e prestação de contas das despesas corporativas.

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Com o uso de tecnologia, as empresas podem coletar e analisar dados relevantes sobre suas operações, finanças e despesas, permitindo uma melhor compreensão de onde os gastos estão ocorrendo e identificando áreas de desperdício

A mais prioritária mudança é a adoção de meios de pagamento corporativo, que são sistemas, serviços e/ou fluxos automatizados que auxiliam no custeio de despesas essenciais para o negócio funcionar.

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Entre os mais comuns meios de pagamento com possibilidade de automação de controle de gastos, devemos destacar:

. Pix corporativo;

. TED: transferência entre contas;

. Cartões corporativos com limites personalizáveis;‍

. Cartões virtuais

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Nem sempre é preciso adotar todos estes modelos ao mesmo tempo - o que ditará esta escolha é justamente a rotina de fluxo de despesas corporativas da organização. O foco aqui é bem claro: eliminar o papel, reduzir ao máximo a burocracia, tornar as regras de adiantamento padronizadas, mitigar os ruídos de comunicação e incluir em definitivo os meios de pagamento digitais.

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Vale ressaltar que esta mudança de paradigma vai ao encontro da rapidez de processamento e dos baixos custos operacionais. De acordo com a empresa de consultoria estratégica Strategy& (leia-se PwC), as transações digitais devem atingir em 2025 a marca de US$ 1,3 trilhão/ano, patamar que pode triplicar até 2030.

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Já de acordo com o Relatório Global de Investimentos (2023), em 2024 as carteiras digitais e móveis deverão responder por mais de 51% dos métodos de pagamento no comércio eletrônico em todo o mundo.

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‍Spending Controls: a solução da Swap para empresas que oferecem gestão de despesas corporativas

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Na Swap, o Spending Control (Controle de Gastos) é uma funcionalidade que permite aos clientes estabelecer diretrizes de consumo de acordo com a necessidade das empresas. Ou seja, a empresa poderá definir orçamentos, limites financeiros e regras de gastos, impedindo que haja um uso desenfreado e não-condizente com as políticas e exigências da empresa.

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Oferecido por meio de cartões, a funcionalidade tem as seguintes vantagens:

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. Controle flexível

O Spending Control permite que seus clientes exerçam um controle preciso das despesas corporativas, possibilitando a criação, alteração e consulta de regras. Essas regras promovem uma melhor organização dos gastos, garantindo que as políticas de despesas estejam alinhadas adequadamente aos objetivos definidos pela empresa.

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. Variáveis adequadas

Os usuários podem determinar variáveis essenciais para o controle de gastos. Isso inclui a determinação de datas, horários, moedas e categorias de MCC (Código de Categoria de Comerciante), permitindo que as empresas identifiquem com precisão quando e onde as despesas foram realizadas. Essa personalização contribui para uma visão mais detalhada e contextualizada dos gastos.

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. Regras de controle

A equipe financeira pode criar regras de controle específicas para a estruturação eficiente do Spending Control. Essas regras podem ser aplicadas a um cartão em específico ou a vários, possibilitando a definição de prioridades quando múltiplos controles são implementados. Esta capacidade de personalização e segmentação aprimora a adaptabilidade da ferramenta às necessidades específicas de cada cliente.

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. Eficiência

Utilizando as mesmas regras e controles presentes nos softwares corporativos, o Spending Control oferece eficiência ao alinhar as práticas de gestão de despesas aos cartões corporativos. Isso não apenas reduz os riscos associados a problemas fiscais e trabalhistas, como também proporciona uma integração mais harmoniosa entre os processos financeiros internos e o uso dos cartões corporativos, otimizando a eficiência operacional.

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Assim, a implementação do Spending Control apresenta-se como uma promissora ferramenta para o gerenciamento eficaz de despesas, oferecendo uma combinação singular de flexibilidade, personalização e eficiência, necessárias para uma gestão financeira bem-sucedida.

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Be-a-bá do Spending Control

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Especificamente na gestão das despesas corporativas, o Spending Control atua da seguinte forma:

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. Controle de gastos personalizado - A plataforma é customizada de acordo com o tipo de despesa, como viagens, alimentação, insumos, suprimentos, etc. 

. Limite de gastos por funcionário - De acordo com o cargo ou a complexidade da função exercida, é possível determinar limites de despesas, incluindo ao controle colaborativo dos gastos;

. Priorização de gastos - Dentro da personalização dos gastos, os clientes podem determinar quais regras devem ser aplicadas primeiro, caso uma transação atenda a mais de uma regra;

. Janela de validade - Os clientes podem definir datas de início e de término para a regra de gastos - funcionalidade útil para eventos específicos ou para limitações temporárias de despesas.

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Spending Control nas viagens corporativas

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Como vimos, o adiantamento e/ou reembolso de despesas destinadas a viagens corporativas representa um gargalo nas organizações que não mantêm políticas e fluxos pré-estabelecidos a respeito do tema. Com o Spending Control da Swap é possível:

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. Controlar as despesas de viagem - Estabeleça limites para passagens aéreas, acomodações, alimentação e outros custos;

. Evitar gastos não-autorizados - Crie padrões de liberação de recursos que atendam às políticas da empresa;

. Aprimorar a gestão dos cartões corporativos - O Spending Control permite que os clientes definam limites individuais para cada cartão corporativo. Isso é particularmente útil para evitar gastos excessivos e controlar as despesas;

. Compartilhar orçamentos - Colaboradores ficam por dentro do orçamento e conseguem monitorar o custeio de viagens que envolvem projetos, equipes ou departamentos inteiros; 

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A Missão da Swap na Gestão de Despesas Corporativas

Em um mundo onde cada centavo conta, a Swap se destaca com plataformas dedicadas, afiadas para atender segmentos específicos, e as despesas corporativas são um de seus principais domínios. Com soluções customizáveis para as empresas que atuam no gerenciamento destas despesas, a Swap mantém uma equipe própria dedicada à formatação inovadora das plataformas - de ponta a ponta. Isso significa que as empresas que oferecem estas soluções receberão o produto pronto e integrado às plataformas já existentes do grupo - obedecendo a todo o arcabouço regulatório brasileiro.

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Flexibilidade é a palavra de ordem na abordagem da Swap - mesmo por que, em um mercado tão dinâmico, cada empresa e cada segmento de atuação possuem suas próprias demandas.

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E para aqueles que buscam não apenas uma solução, mas uma parceria estratégica na potencialização de seus negócios, a Swap oferece mais do que simplesmente uma equipe de especialistas. Oferece mentes inovadoras, prontas para combinar diferentes serviços e visões para desbloquear novas oportunidades, tanto econômicas quanto operacionais.

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