Cartão corporativo: o que é, como funciona, tipos e gestão

A conciliação financeira sempre foi um desafio para as empresas por conta do volume de tarefas manuais envolvidas no processo. Apesar disso, trata-se de um dos processos mais importantes do setor financeiro das empresas, funcionando como uma radiografia das transações financeiras do negócio. É por meio dela que os gastos corporativos serão avaliados e contabilizados nas contas da empresa. Mas a grande quantidade de tarefas manuais eleva o risco de erros e fraudes.

Felizmente, a tecnologia tem atuado a favor da conciliação das despesas corporativas das empresas, e o cartão corporativo é uma das tecnologias que pode favorecer nesse processo. 

Quer saber mais? Veja a seguir!

O que é um cartão de crédito empresarial?

Um cartão de crédito empresarial, ou cartão corporativo, é um meio de pagamento emitido por instituições financeiras destinado ao uso exclusivo de empresas. Ele facilita a gestão das despesas corporativas, permitindo que executivos, gerentes e outros funcionários façam compras e pagamentos de forma controlada e centralizada.

Além disso, o cartão corporativo pode ser utilizado para adiantamentos de viagens, compras de materiais de escritório, despesas com refeições de negócios e até mesmo para pagamentos recorrentes como aluguel e contas de telefone.

Com relatórios detalhados e ferramentas de gestão disponíveis, as empresas podem monitorar e analisar as despesas em tempo real, otimizando o controle financeiro e melhorando a transparência das transações. Isso contribui para uma maior eficiência operacional e permite uma melhor alocação de recursos financeiros.

Como funciona?

O cartão corporativo funciona de maneira semelhante a um cartão de crédito pessoal, mas com funcionalidades adicionais voltadas para a gestão empresarial. Ele é emitido no nome da empresa e pode ser distribuído a diversos funcionários, conforme a necessidade. Cada transação é registrada e pode ser monitorada em tempo real, facilitando a conciliação financeira e o controle de despesas.

Além disso, muitos cartões corporativos oferecem benefícios extras, como programas de recompensas e descontos exclusivos, que podem ser aproveitados pela empresa. A possibilidade de definir limites de gastos e autorizar ou bloquear determinadas categorias de despesas também torna o gerenciamento financeiro mais eficaz e seguro.

Adicionalmente, os relatórios detalhados gerados pelas administradoras de cartões ajudam na análise e planejamento das finanças empresariais, contribuindo para uma melhor tomada de decisões.

Para que serve?

O cartão corporativo possui diversas funcionalidades que ajudam na gestão financeira das empresas. Ele pode ser utilizado para pagamentos de despesas variadas, como viagens a trabalho, compras de materiais de escritório e até mesmo reembolsos aos funcionários. Além disso, as transações feitas com o cartão são registradas automaticamente, facilitando o controle contábil e fiscal da empresa.

Outra vantagem do cartão corporativo é a praticidade e segurança que ele proporciona aos funcionários. Ao invés de utilizar o próprio dinheiro ou solicitar reembolsos, eles podem utilizar o cartão para realizar pagamentos em viagens a trabalho, por exemplo. Isso reduz a necessidade de adiantamentos e agiliza os processos financeiros da empresa.

Vantagens e Benefícios

Exploraremos agora as principais vantagens e benefícios do uso de cartões corporativos, discutindo como eles podem melhorar a eficiência operacional e proporcionar economia significativa para as empresas.

Controle de gastos por categoria

Permite a definição de limites de gastos específicos para diferentes categorias, como alimentação, hospedagem e transporte. Isso facilita o controle e planejamento das despesas empresariais, evitando gastos desnecessários ou excedentes.

Gerenciamento de despesas de viagem

Facilita o pagamento de despesas de viagem, evitando adiantamentos e simplificando a prestação de contas. Além disso, é possível acompanhar em tempo real os gastos realizados durante uma viagem de negócios.

Emissão de relatórios financeiros detalhados

Proporciona relatórios detalhados das transações realizadas, auxiliando na análise e no planejamento financeiro. Isso pode ser útil para identificar possíveis oportunidades de economia e controlar melhor os gastos da empresa.

Programa de recompensas

Alguns cartões corporativos oferecem programas de recompensas, onde a empresa acumula pontos por cada transação realizada. Esses pontos podem ser trocados por benefícios, como descontos em passagens aéreas e hospedagem.

Estabelecimento de limites de gastos individuais

Permite a configuração de limites personalizados para cada funcionário, evitando gastos excessivos. Além disso, é possível bloquear ou restringir o uso do cartão em determinados estabelecimentos, aumentando o controle sobre os gastos.

Pagamento de fornecedores

Facilita o pagamento de fornecedores, garantindo rapidez e segurança nas transações. Além disso, alguns cartões oferecem prazos de pagamento estendidos e descontos em compras realizadas com o cartão.

Saques em dinheiro emergenciais

Oferece a possibilidade de saques emergenciais para situações imprevistas. No entanto, é importante ressaltar que esses saques geralmente possuem taxas adicionais e devem ser utilizados com responsabilidade.

Segurança e proteção contra fraudes

Inclui mecanismos de segurança que protegem contra fraudes e uso indevido. Além disso, muitos cartões oferecem seguro de viagem e assistência em caso de perda ou roubo do cartão.

Exemplos de cartões corporativos

Existem diversos tipos de cartões corporativos no mercado, cada um com características específicas que atendem diferentes necessidades empresariais. Alguns cartões oferecem programas de recompensas e cashback, enquanto outros se concentram em benefícios como seguros de viagem e assistência em emergências. Além disso, certos cartões são projetados para pequenas empresas, facilitando a gestão de despesas e o controle financeiro.

Alguns exemplos são

• Cartão corporativo pré-pago: Ideal para empresas que desejam controlar rigorosamente os gastos dos funcionários. Os valores são pré-carregados no cartão, oferecendo uma maneira eficaz de monitorar e limitar despesas.
• Cartão corporativo com limite garantido: Também conhecido como "Secured Card", oferece controle adicional sobre despesas ao exigir um depósito de garantia. É uma ótima opção para empresas que desejam evitar dívidas excessivas.
• Cartão de crédito corporativo: Proporciona maior flexibilidade de pagamento e pode incluir programas de recompensas, como pontos para viagens, descontos em compras e outras vantagens que beneficiam tanto a empresa quanto os funcionários.
• Cartão virtual: Projetado para compras online, proporcionando maior segurança contra fraudes. Este cartão é emitido digitalmente e pode ser usado exclusivamente em transações pela internet, reduzindo o risco de clonagem e uso não autorizado.

Quais as regras?

As regras para o uso de cartões corporativos podem variar de acordo com a empresa emissora e as políticas internas da organização. Essas regras geralmente incluem limites de gastos, categorias permitidas de despesas e procedimentos para relatórios e reembolsos.

Além disso, as empresas podem exigir a aprovação prévia para determinadas transações ou estabelecer restrições sobre quais funcionários podem utilizar os cartões. É essencial que todos os usuários compreendam e sigam essas diretrizes para garantir a conformidade e evitar problemas financeiros.

No entanto, algumas práticas comuns incluem:

• Política de Uso: Especifique quais despesas são permitidas e quais são proibidas. Isso pode incluir categorias de despesas como transportes, refeições e hospedagem, e definir claramente o que não é aceitável, como despesas pessoais ou de entretenimento não relacionado ao trabalho.
• Limites de Gastos: Defina limites de gastos individuais para cada funcionário, levando em consideração o cargo e a necessidade de viagens. Isso ajuda a controlar os custos e evita gastos excessivos.
• Monitoramento: Acompanhe transações em tempo real para detectar possíveis irregularidades. Utilize ferramentas de software que enviam alertas automáticos quando uma transação parece suspeita ou excede os limites estabelecidos.
• Relatórios Detalhados: Gere relatórios periódicos para análise e auditoria. Esses relatórios devem incluir uma visão detalhada de todas as despesas, categorizadas por tipo e por funcionário, para facilitar a identificação de padrões ou problemas.

Seguir essas práticas pode ajudar a garantir uma gestão financeira mais eficiente e transparente dentro da organização.

Como fazer a gestão do cartão corporativo?

Para uma boa gestão do cartão corporativo, é importante adotar uma estratégia bem definida e utilizar ferramentas específicas que ajudem a monitorar os gastos. Isso inclui a definição de políticas de uso, limites de despesas e a análise regular dos relatórios financeiros para garantir a conformidade e a eficiência no controle de custos.

Aqui estão algumas práticas recomendadas:

• Utilizar software de gestão: Adote uma plataforma de gestão de despesas que permita monitorar e analisar as transações em tempo real.
• Treinamento e comunicação: Garanta que todos os funcionários que utilizam o cartão corporativo estejam bem treinados e cientes das políticas de uso.
• Auditorias regulares: Realize auditorias periódicas para revisar as transações e garantir a conformidade com as políticas internas.
• Análise de dados: Utilize os dados das transações para identificar padrões de gastos e áreas onde é possível otimizar as despesas.
• Integração com outros sistemas: Integre a gestão do cartão corporativo com outros sistemas financeiros e de contabilidade da empresa para maior precisão.

Os desafios da conciliação financeira

A conciliação financeira é o coração da gestão financeira. Dentre os processos do dia a dia de uma área financeira, ela pode ser considerada um dos processos mais importantes. Mas sua importância se equilibra com o seu esforço. Tradicionalmente, os processos de conciliação são considerados altamente manuais.

Boa parte desse trabalho manual é explicado pelos desafios em torno da maneira como as empresas fazem a conciliação. 

Em primeiro lugar, é importante entender que o objetivo da conciliação financeira é comparar dados diferentes para verificar se possuem os mesmos valores e, assim, obter resultados mais confiáveis.

De modo prático, pense nos gastos com os cartões corporativos. Certamente, na sua empresa os executivos, diretores ou gerentes possuem um cartão e, todo mês, na hora de conferir os gastos e cruzar as informações de faturas com as “notinhas” é aquele sofrimento, aquela correria com um monte de papel, planilhas, cobranças e muito trabalho manual.

Ainda assim, é por meio da conciliação financeira que as empresas conseguem identificar erros, inconsistências e até fraudes. Mas para alcançar êxito é preciso superar desafios como fluxo de trabalho com informações descentralizadas e frequentemente perdidas, processos desintegrados e improdutivos, análises sem uma visão do todo, planejamento ineficaz, dentre tantos outros fatores.

Tecnologia e conciliação financeira

O exemplo dos cartões corporativos é interessante, pois ele já representa uma grande evolução em comparação ao que havia no passado. Antigamente, o mais comum do ponto de vista de conciliação dos gastos corporativos eram os chamados “adiantamentos”.

Ou seja, o funcionário estimava um total a ser gasto em uma viagem de negócios, por exemplo. Essa estimativa era submetida para aprovação e, quando aprovada, o valor era antecipado (ou adiantado) ao funcionário. Após a viagem, o funcionário deveria prestar contas de tudo, com o risco de ter perdido notinhas ou até mesmo valores.

Os cartões, nesse contexto, facilitaram parte do processo. Afinal, o cartão já possui um limite aprovado e a fatura enviada posteriormente pelo banco concentra a relação de todas as informações em apenas um local. Mas o desafio de conferir para, posteriormente, conciliar esses valores no sistema financeiro da empresa continuava, até então.

O caminho para lidar com esses desafios da conciliação financeira é apenas um: a tecnologia.

Conciliação financeira de gastos corporativos

Imagine uma realidade onde os gastos realizados nos cartões corporativos já aparecem diretamente na sua tela somente para validar de maneira virtual e conciliar automaticamente com os sistemas financeiros da empresa. Isso simplificaria muito o trabalho do time financeiro.

O melhor é que essa solução já existe. A Swap oferece infraestrutura tecnológica financeira para que empresas possam oferecer soluções de gestão de despesas corporativas, permitindo a parametrização de regras de uso para cada cartão disponível para os clientes, além de possuir mecanismos para conciliação financeira.

Enquanto o comum é encontrar no mercado soluções de gestão e cartões de crédito corporativo que não conversam entre si, a tecnologia da Swap permite concentrar tudo em uma única plataforma. 

Assim, as fintechs podem oferecer gestão de cartões, definição de limites (inclusive limites para categorias específicas de gastos corporativos, como hospedagem, refeição etc) e conciliação em tempo real com os sistemas financeiros por meio de uma API de gestão das contas.

Dessa forma, além de otimizar o tempo e os esforços do time financeiro, a tecnologia da Swap reduz erros e minimiza o risco de fraudes.

Case da Vexpenses e cartões corporativos Swap

A empresa de gestão de gastos corporativos VExpenses é um exemplo de como a infraestrutura tecnológica financeira da Swap contribuiu com o processo de conciliação financeira das empresas atendidas. 

A plataforma da Swap permite a parametrização de regras de uso para cada cartão disponível para os clientes, além de possuir mecanismos para conciliação financeira.

Enquanto o comum é encontrar no mercado soluções de gestão e cartões de crédito corporativo que não conversam entre si, a tecnologia da Swap concentra tudo em uma única plataforma. 

Assim, ela permite a gestão dos cartões, a definição de limites (inclusive limites para categorias específicas de gastos corporativos, como hospedagem, refeição etc) e a conciliação em tempo real com os sistemas financeiros por meio de uma API de gestão das contas. 

Isso otimiza o tempo e os esforços do time financeiro, reduz erros e minimiza o risco de fraudes.

Plataforma para gestão

A implementação de cartões corporativos integrados com tecnologias avançadas, como a oferecida pela Swap, transforma a gestão financeira das empresas, trazendo mais eficiência, segurança e controle. 

A conciliação financeira, antes um processo manual e suscetível a erros, agora pode ser automatizada, proporcionando maior transparência e precisão. 

Se você está buscando melhorar a gestão das despesas corporativas de sua empresa, considere a adoção de cartões corporativos e plataformas tecnológicas que simplifiquem e otimizem esses processos.

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