Despesas corporativas: como as empresas lidam com as dores desse mercado?

As empresas possuem despesas cotidianas em suas operações. Sejam transportes de colaboradores para reuniões, refeições com clientes e fornecedores, ou passagens aéreas e hospedagens para viagens por diversos motivos.

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Em meio a esse contexto, conferir todas essas despesas, validar as informações e reembolsar os funcionários pode ser bastante oneroso para a empresa, além de gerar gastos extras com transferências e, no limite, até processos trabalhistas, especialmente porque não havia no mercado uma solução tecnológica capaz de oferecer uma conciliação financeira completa dessas despesas.

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As principais despesas corporativas

Quando falamos de despesas corporativas, estamos nos referindo a gastos como alimentação, hospedagem, combustível, percurso (R$/km), táxi, estacionamento, pedágio, passagens aéreas e rodoviárias. Algumas estimativas apontam que esses gastos giram em torno de R$650 bilhões ao ano só no Brasil. Em termos de participação das despesas corporativas, segundo pesquisa do VExpenses, alimentação representa em média 23%, combustível representa 22%, percursos - que são reembolsos de usos de automóveis próprios - são 21%, hospedagem representa  11% e as demais categorias ficam em torno de 23%. Confira aqui o estudo completo.

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O que as empresas já fazem?

Para entender o impacto dessas dores, precisamos entender a maneira como as empresas lidam com suas despesas corporativas. Basicamente, existem quatro formas: reembolso, adiantamento, faturado e cartão corporativo (pós-pago e/ou pré-pago).

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No caso do reembolso, os gastos são pagos diretamente pelos colaboradores que, por sua vez, precisam submeter uma solicitação para receber o valor de gastos por meio da apresentação de documentos comprobatórios. 

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Com relação ao adiantamento, a ordem se altera, uma vez que a empresa estima o valor, disponibiliza o dinheiro ao colaborador que, por sua vez, prestará contas com os documentos comprobatórios e devolverá para a empresa os recursos restantes, caso existam.

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Existe o formato faturado também, que é quando as despesas são pagas diretamente pela empresa, sem necessidade do funcionário realizar o pagamento de cada compra. E, nos últimos anos, com a difusão dos serviços financeiros, especialmente para as pessoas jurídicas, cada vez mais as empresas utilizam os cartões corporativos. 

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No caso dos cartões corporativos, a empresa disponibiliza aos colaboradores cartões de crédito da própria empresa, sendo de dois formatos possíveis: o pós-pago, que é o formato tradicional em que o banco fornece o crédito para a empresa/colaborador, e o pré-pago, onde a empresa é responsável por “carregar” o saldo dos cartões.

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Quais as dores geradas por esses métodos?

Segundo a pesquisa do VExpenses, em 2021, 95% das empresas adotaram a modalidade de reembolso, enquanto 51% das empresas adotaram cartões corporativos. Diversas empresas adotaram ambas as modalidades. E é aí que notamos os maiores problemas. 

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É interessante notar que há algo em comum nesses métodos: os colaboradores sempre precisam prestar contas dos gastos, seguir as políticas da empresa e a conciliação precisa ser feita pela empresa, assim como todo processo de aprovação e conferência dos gastos.

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Dores operacionais

Comumente, para dar conta das especificidades de cada área, os líderes são os responsáveis pela aprovação dos reembolsos, onerando seu tempo com diversas notinhas que precisam ser validadas e documentos que precisam ser assinados. 

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E ainda onera outras áreas também, uma vez que toda essa papelada muitas vezes vai para a área de compras, controladoria, RH ou financeiro. 

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No caso de reembolsos, que é o mais tradicional, é onde há mais etapas operacionais, pois tem muita coisa feita manualmente - até para dar conta das diversas flexibilizações que precisam ser feitas nas políticas das empresas para dar conta das necessidades específicas de cada área.

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Quando a empresa faz uso dos cartões, por exemplo, os bancos não oferecem a personalização das regras de uso, não fornecem os dados das transações e, principalmente, não entregam nenhum tipo de conciliação ou software de gestão de suas despesas.

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Isso é um grande desafio, já que as empresas precisam ter os documentos fiscais correspondentes aos gastos realizados e também precisam saber como fazer as classificações contábeis corretas.

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Dores financeiras e jurídicas

O excesso de atividades operacionais envolvidas com cada uma dessas práticas também reflete em:

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1. riscos de atrasos e pagamentos incorretos ao colaborador: isso ocorre, principalmente por muitas vezes os comprovantes não serem suficientes para justificar os gastos, por gastos que não foram justificados com as notinhas, por notinhas erradas ou, no caso de pagamentos incorretos, por números que foram informados incorretamente, por exemplo;
2. eventuais gastos extras (com, por exemplo, com TED/DOC) para realizar as transferências: ainda há um problema comum em muitas empresas que utilizam bancos mais tradicionais, que são os custos com transferências. Algumas empresas ainda adotam as modalidades de transferência como TED e DOC para adiantar dinheiro ou reembolsar o funcionário. Em alguns casos, alguns bancos cobram transferências via Pix também. Portanto, é possível que existam gastos extras para a empresa;
3. possíveis problemas trabalhistas com a transferência direta ao trabalhador: muitos processos trabalhistas acontecem, porque os trabalhadores cobraram, junto à Justiça do Trabalho, ajuste em valores rescisórios com base no total que receberam das empresas. Portanto, o ideal é não precisar transferir nada ao trabalhador, exceto seu salário, fruto de seu trabalho. 

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Desse modo, com grande consumo de tempo em atividades operacionais para conciliar mais de R$650 bilhões em despesas, temos gastos indiretos de mão de obra envolvida nesses processos, além de gastos relacionados às transferências de muitas contas pessoas jurídicas e, eventualmente, até problemas com erros e omissões de transferências.  

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